Online Başarılı Toplantı Yapmanın İpuçları
Günümüzde çevrimiçi toplantılar gittikçe daha çok tercih ediliyor. Uzaktan yapılan online toplantılar tarafından sağlanan başlıca avantajlar şunlardır:
- Daha fazla esneklik
- Daha iyi iletişim koşulları
- Daha az maliyet harcaması
- Üretkenliğin artması
Çevrimiçi toplantılar sayesinde seyahat maliyetlerinden ve ofis dışında kaybedilen süreden tasarruf edilir. Çevrimiçi toplantıların bir başka önemli yararı da dünyanın çeşitli bölgelerinde bulunan bireylerin birlikte daha
verimli çalışma imkanı elde etmesine imkan tanımasıdır. Bütün bunlara ilaveten
online buluşmalar sırasında açık bir tartışma ortamı yaratılır. Bu da ekip üyelerinin aralarında daha iyi ilişkiler geliştirmesini sağlar.
Uzaktan çalışmanın hızla yaygınlaşması ile sanal toplantılar daha çok tercih edilmeye başlandı. Bu nedenle de çevrimiçi toplantılara başarılı bir ev sahipliği yapılması önemli bir konu başlığı haline geldi. Bu yazıda çevrimiçi toplantınızın sorunsuz geçmesi ve toplantıya katılan herkesin verimli olabilmesi için bilmenizde yarar olan ipuçlarından bahsediyoruz.
Önceden Hazırlık Yapın
Toplantıdan önce ihtiyacınız olabilecek bütün malzemeleri hazır hale getirin ve katılımcıların gereksinimleri olan evraklara ya da kaynaklara erişebildiğini, toplantı gündemini tam olarak anladığını teyit edin. Bunların yanı sıra katılımcılara toplantıya katılmak için ses etkinleştirmesi ya da gerekli programın indirilmesi gibi teknik adımları atmaları gerektiği hatırlatılmalıdır.
Önceden hazırlık yapılması toplantıda sorun çıkması ihtimalini ciddi oranda düşürür.
Toplantıya Tam Zamanında Başlayın ve Gündemden Uzaklaşmayın
Toplantını başlaması ile birlikte katılımcıların kendilerinden ne beklendiğini net olarak anlamalarını sağlayın. Böylece ulaşılabilir hedefler net bir şekilde belirlenir ve toplantı boyunca gündem dışına çıkılması önlenir. Toplantı sırasında katılımcılara e-postalarını kontrol etmelerinin ve/veya telefon görüşmesi yapmalarının uygun olmadığını belirtin. Bu tür davranışlar bireylerin konsantrasyonunu bozar ve
toplantı verimi de olumsuz etkilenir.
Bireyleri Katılımcı Olmaları İçin Teşvik Edin
Online toplantılardan istenen verimin alınmasında en etkili yöntemlerden biri bütün katılımcıların tartışmalara katılmalarının sağlanmasıdır. Katılımcıların konuşmaktan çekinmeyeceği bir ortam yaratın. Ortam uygun olduğunda soru sormayı ihmal etmeyin. Gerekli hallerde geri bildirimde bulunun. Oturum boyunca katılımcıların düşüncelerini anlamaya çalışın. Bütün katılımcıların görüşlerine saygı gösterin. Katılımcıların kendilerinin görmezden gelindiğini düşünmeleri toplantının veriminde düşmeye yol açabilir.
Başarılı bir
çevrimiçi toplantı için bu yönergeleri izlediğiniz takdirde, dünyanın neresinde olursanız olun birbirinden uzak katılımcılar arasında maksimum üretkenliğin elde edilmesini sağlayabilirsiniz.
Okumuş olduğunuz makale aşağıda belirtilen kaynaktan yararlanılarak özgünleştirilmiştir.
Kaynak
https://www.questionsanswered.net/tech/successful-online-meeting
